使用服務 Vital OD

行政少奔波，陪伴更專注！更生少年關懷協會將公文數位化，從紙本作業走向線上簽核

陳彥君主任

2026年09月16日星期三

中華民國更生少年關懷協會因全臺 17 個服務據點及政府合作計畫增加，過去紙本公文面臨人工查文號、跨據點陳核、用印等待與文件往返等行政負擔。導入叡揚 Vital OD 雲端公文管理系統後，透過自動文號、線上陳核、行動簽核、歷史公文搜尋及 AI 智能詞彙校正等功能，減少紙本與跨地點作業時間，也降低 IT 建置與維運負擔，讓第一線夥伴能將更多心力投入少年與家庭的陪伴服務。

- 陳彥君主任

一分鐘看問題

· 現有 17 個服務據點，當工作人員外出或跨地點協作，紙本公文傳遞與簽核不便
· 以 Word 撰寫公文，需人工反覆調整及檢查格式、版面與內容，增加公文製作與校對負擔
· 使用Google 試算表管理文號，多人作業時偶有重號情形
· 紙本公文需由主管協助送至會務中心用印，文件往返與等待增加送件時間壓力
· 協會沒有專職 IT 人員，難以負擔需自建機房、主機及後續維護的地端系統

產出效益

· 導入 Vital OD 公文管理系統，公文陳核與發文可線上完成，減少紙本傳遞與跨地點往返
· 以 Vital OD 公文管理建立公文，省下自行調整格式與版面的時間，並透過 AI 詞彙校正協助檢查疑似錯字與用詞
· 系統自動產生文號，避免重號情況；並可快速搜尋歷年公文，方便參考過往文件、加快撰寫
· 可建立常用陳核流程並支援行動簽核，主管外出時也能即時在手機核閱、決行
· Vital OD 公文管理採雲端服務，無需自備機房、主機或專職 IT 人員，降低導入與維運負擔。

中華民國更生少年關懷協會陳彥君主任分享，如何減少行政負擔，將更多心力留給少年與家庭，是協會推動公文數位化的重要課題。

對許多司法或逆境少年來說，一次錯誤選擇的背後，往往交織著家庭、經濟壓力、同儕影響，甚至只是缺乏足夠的支持與判斷資源。中華民國更生少年關懷協會主任陳彥君觀察，近年服務現場接觸到的女孩逐漸增加，有人因感情關係替伴侶承擔責任，也有少年受到家庭經濟壓力或同儕影響，成為詐騙車手。比起用一次錯誤定義他們，協會更希望在事件發生之後，陪伴少年重新找到生活的方向。

中華民國更生少年關懷協會從司法少年服務起步，以三級預防與六大服務建構支持系統，目前全臺共有 17 個服務據點，並透過未來咖啡、少年工班等服務，協助少年探索工作方向、培養一技之長。隨著服務內容與據點增加，政府計畫、函文、成果報告與核銷等行政工作也同步增加。陳彥君說：「這一來一往的行政流程，其實會耗掉滿多時間。」如何減少行政負擔，把更多心力留給少年與家庭，也成為協會推動公文數位化的重要原因。

從查文號到跑用印，一份公文最怕卡在等待

導入公文系統以前，承辦人發文前需先向秘書長取得文號，再自行登記至 Google 試算表，多人作業時，仍可能因登記時間差出現文號重複或順序不一致的情況。

輔導資源中心的林筱帆資深督導說明，過去一份公文從完成內容到正式發出，中間還要經主管陳核、列印成紙本，再送至會務中心用印，隨著辦公地點分開，原本的流程也增加了交通、等待與文件往返時間；若公文需要修改，也多了一層來回確認的過程。

輔導資源中心司法社工1組余佩璇社工則分享，紙本公文作業最大的負擔其實是「等」。若遇到政府函文要求 7 天內回覆等較短期限，前面的陳核、用印流程只要多花一些時間，就會壓縮後續承辦人處理的時間，也增加掌握公文時程的壓力。

除了流程上的等待，公文本身的製作也不輕鬆。輔導資源中心司法社工1組組長李佳怡提到，過去使用 Word 撰寫公文時，行距、段落、文字對齊都可能因版本或格式不同而需要反覆調整，看似細小的版面問題，累積下來也相當耗時。

考量預算與 IT 人力，雲端架構成為公文系統選型關鍵

因應政府合作計畫對公文作業的要求，更生少年關懷協會約在兩年前開始尋找公文管理系統，也曾詢問其他非營利組織及政府合作夥伴的使用經驗。

當時協會約有七、八十位工作夥伴，陸續評估三、四家廠商，方案費用從 30 多萬元到 70、80 萬元不等，也有的公文系統需要自行設置機房、設備，並配置資訊人員負責後續維護，對希望將多數資源投入第一線服務、內部又沒有專職 IT 人員的協會而言，價格、導入方式及維運負擔都是重要考量。

在尋找系統的過程中，透過協會志工、當時在叡揚資訊雲端客戶成功服務部的同仁引薦，讓協會進一步認識叡揚 Vital OD 公文管理系統，也讓雙方很快聚焦跨據點作業、IT 人力及使用便利性等實際需求。

雙方一聊便發現需求高度契合，Vital OD 公文管理採雲端服務，無需自行設置機房與主機，也不需配置專職 IT 人員，加上價格與操作方式符合協會需求，因此幾乎沒有太多猶豫，很快便決定導入。

中華民國更生少年關懷協會陳彥君主任與叡揚資訊 Vital OD 公文管理系統導入顧問賴堯民於訪談中合影，過程中也交流系統使用經驗與操作小技巧。

公文不用再追著人跑，線上流程讓跨據點作業更順

Vital OD 公文管理系統使用至今約兩年，公文數位化帶來的改變也逐漸落實在每天的行政工作。

現在文號可由系統自動產生，降低人工查號與重號情況；不同單位也能事先設定常用陳核流程，公文依既定順序送達相關人員，主管可以直接在線上留下修改意見或退回承辦人。改為線上流程後，即使主管外出，也能透過手機行動簽核、查閱與決行，減少等待及跨地點往返。

社工余佩璇認為，可快速搜尋歷史公文是他覺得相當有感的功能。由於協會經常與不同政府機關、科室往來，發文前可以先搜尋過去相似文件，作為內容與用語參考。對過去較少接觸公文作業的年輕同仁來說，既有公文也成為實用的工作範本，不必每次都重新確認做法。

社工組組長李佳怡則特別提到公文製作上的便利性。除了系統可協助處理公文格式與段落對齊，Vital OD 公文管理的 AI 智能詞彙校正功能，也會在撰寫過程中即時偵測疑似錯字或用詞，提供修正建議，再由承辦人依實際語意確認是否調整，多一道文字檢查，也有助提升公文品質。此外，常用機關可事先加入清單，發文時直接選取，減少反覆查找與輸入的時間。

剛導入系統時，同仁對權限、流程設定及操作還不熟悉，透過叡揚提供的實機教育訓練及線上客服協助，遇到問題都能即時釐清，幾次實際操作後也逐漸上手。