一秒搜尋骨董級公文，Vital OD 助天主教主顧修女會輕鬆應對長照評鑑

財團法人天主教主顧修女會與叡揚資訊合影。（由左至右：奇蹟之家林玉芬秘書、財團法人天主教主顧修女會馬玉潔修女董事長、叡揚資訊客戶成功部資深經理林雪菁、奇蹟之家林秀玲副主任）


由於主管經常需要公出或進行家訪，無法即時簽核紙本公文，而簽核公文後又得郵寄或親送，重要掛號公文還要特別查詢追蹤，花費財團法人天主教主顧修女會奇蹟之家大量人力、時間；導入 Vital OD 公文系統後，同仁可以運用公文範本提高撰擬公文效率而主管可即時線上或行動簽核公文，有了電子交換更省去郵寄人力寄送費用與時間，歸檔公文秘書再也不用翻箱倒櫃輕鬆找出骨董級公文！

辦學、長照 為公益不遺餘力

在 1948 年抵達台灣後，財團法人天主教主顧修女會便積極為女性興辦教育事業，也在這樣的時空背景下開辦了育人無數的靜宜大學。1972 年，修女會將服務的種子散播到新北泰山，先後為地方女工、輔仁大學的女學生提供宿舍，而修女們也化身成修女媽媽，日復一日的為離鄉背井的遊子們分憂解愁。

隨著地方長照需求急劇增加，馬玉潔修女董事長結合泰山鄉鄉公所、慈濟基金會、中國青年救國團等地區性社團的資源，2000 年將學生宿舍轉型成為長者服務中心，秉持有愛就有奇蹟的信念，取名「奇蹟之家」；奇蹟之家貢獻多年受到內政部肯定，近期更榮獲新北市績優宗教團體社會教化獎及內政部宗教公益獎。隨著長照服務日趨多元，與公務機關間的公文往返也愈加頻繁，為了更有效的收發、簽核和管理公文，提升行政效率，奇蹟之家攜手叡揚資訊導入 Vital OD 公文管理系統。



天主教主顧修女會為公益不遺餘力，多年受到內政部肯定，近期更榮獲新北市績優宗教團體社會教化獎及內政部宗教公益獎。右為奇蹟之家邱加瑜修女主任。（圖片來源：新北市政府民政局）

行動簽核、範本套用 公文 20 分鐘送達主管機關

過去使用紙本公文時，由於主管經常需要公出或進行家訪，無法即時簽核公文，造成公文延宕，而簽核公文後得經由行政人員郵寄或臨櫃親送，重要掛號公文還要特別查詢追蹤，在公文處理上花費大量人力、時間成本。

林秀玲副主任分享：「以前處理紙本公文，如果主管有在辦公室，最快兩、三天可以跑完簽核流程，如果主管不在位子上，時間就會拖更久。」導入 Vital OD 後，主管公出期間使用手機線上簽核公文，在辦公室的承辦人員就可以直接電子傳送公文，最快只要 20～30 分鐘就能跑完整個簽核流程，送達公務機關，也方便查詢電子公文的傳送狀態。

林玉芬秘書提到，修女主任經常擔心自己公出趕不及簽核公文，耽誤同仁工作進度，使用 Vital OD 的行動簽核功能後歡喜表示：「太棒了，感謝天主，我可以把這份文送出去，不會製造別人的困難。」

此外，奇蹟之家也會使用 Vital OD 來建立公文範本，讓單位人員可以快速複製、調修公文，節省撰擬公文的時間，後續也可以更高效的傳承辦理公文的經驗給新進人員。

綜合搜尋功能幫大忙！8 年前骨董級公文一查就有

近期配合主管機關的長照機構評鑑作業，林玉芬秘書成功運用 Vital OD 的綜合搜尋功能，順利找出骨董級公文，高效協助奇蹟之家完成稽核。「當時，主管機關希望我們提供他們 8 年前的發文來做稽核，不過因為時間太久遠，所以我們無從翻查紙本公文。最後我在叡揚資訊客服人員的協助下用關鍵字、公文年度號做綜合搜尋，成功找出 8 年前收錄的骨董級公文！我現在除了電子交換，紙本公文一律掃描收錄 Vital OD，保存公文更安全、搜尋公文更高效。」

此外，林玉芬秘書也盛讚 Vital OD 的問答機器人總是可以即時解決她的系統操作問題，即便無法從機器人獲得解答，只要 Email 叡揚資訊客服，通常 5 到 10 分鐘內就能迅速排除問題。

提升了行政效率，奇蹟之家的人員得以更專心地服務泰山、新莊、三重、林口等地的長照需求，並計劃於明年 3 月開放照顧咖啡館，規劃精彩豐富的活動，像是半日店長、烹飪課程，為長輩拓展人際互動，找到自己的舞台，同步也提供長照專業諮詢與轉銜服務，實踐社區共生。

目前因服務空間量能的不足，修女們為了能幫助更多需要的家庭及長者，不斷積極奔波奇蹟新家園的建築經費，目前仍尚缺 4,200 萬元，期盼各界善心團體及企業能共襄盛舉。

財團法人天主教主顧修女會奇蹟之家：https://www.miracle-esc.org.tw/
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