醫全實業以 KM 系統延續知識與經驗，穩健引領台灣 IVD 智慧醫學檢驗服務

醫全實業股份有限公司深耕台灣體外診斷檢測（IVD）領域超過 40 年，是醫療產業的重要推手與穩健的合作夥伴，致力於引進高品質醫療設備，以專業與溫度為全台超過 80% 的醫療機構與上百家實驗室提供最貼近需求的解決方案，並建構北中南完整服務網絡。面對組織規模擴大與作業日益複雜，在 3 年前導入 Vital Knowledge 知識管理系統，推動知識資產的統整、共享與傳承。為持續強化流程效率與服務韌性。近期再攜手叡揚資訊深化知識管理的創新應用。

知識結構化：經驗無縫傳承、加速新人培訓

新人教育訓練一向是企業的一大挑戰，特別是對於需要高度技術經驗的職務領域

更為明顯，醫全實業同樣面臨中生代與新生代的交接難題，以往培訓新人多依賴資深員工的口頭傳授，知識來源分散而不易取得，導致新人學習曲線長、經驗落差大，管理規章、技術手冊、客服流程與財務報帳資料等知識內容，常散落於不同系統與個人電腦，新進同仁常因找不到資源或不熟悉流程，耗費大量時間自行摸索，而頻繁詢問也加重了資深同仁負擔，培訓效率不佳。

醫全實業透過 KM 系統建立結構化的知識資源與清楚的學習路徑，實現經驗無縫傳承。在人才管理上，設立新人專區，整合公司規章、表格、通識課程與相關資訊，搭配影片教學，讓新人自學上手；技術維修方面，提升搜尋效率與知識可用性，新進維修人員一有問題可用關鍵字查找，藉由 KM 系統的全文檢索和智能推薦功能，一下就能列出大量技術說明文件，分別包含圖示說明、對應的知識文件連結，以及前輩經驗分享，現在只要有電腦、有網路，新進維修人員也可以自行依循前人紀錄處理問題；財務領域則整合教學手冊、圖文流程與稅務 FAQ，讓新人迅速了解執行步驟與注意事項；行銷業務方面，彙整專案經驗與案例資料庫，幫助新進業務對照流程更快接軌團隊步調提升業務能力，更重要的是提升服務價值，進而提升客戶滿意度。

提升工作效率：完善 SOP 少走冤枉路，資料查找更直覺

原有手動或分散的作法易出現流程延滯與資料錯誤。例如，維修設備需多人討論或打電話到處詢問；零件資料靠 Email 傳遞，常因版本混亂而調錯零件；財務報表製作與報帳問題不斷反覆重來、增加時間成本；業務專案複雜，查找、確認資料常需花費數天；內勤支援則因外勤人員難以即時取得資料，造成作業延誤。

KM 系統不只是存放知識文件的資料庫，可建立多樣化欄位，將知識文件標準化，進一步完善協作流程，提升工作效率。在技術服務領域，建立「技術通報／故障排除」專區，依機型與 Alarm Code 分類維修經驗，搭配圖示與拆裝步驟，幫助現場維修人員的維修時間從 3 個小時縮短至 1.5 個小時，效率提升約 50%；業務行銷方面，應用 KM 系統管理專案流程讓資料查找從 1 天縮至 1 分鐘，提升服務時效；內勤透過導航功能整合會議紀錄與電子型錄，外勤人員 20 秒內自助查詢，取代需等候內勤回覆的模式。這些應用讓知識可查可用，員工專注核心任務，整體營運效能提升。

落實文件控管：稽核應對有據，知識脈絡可追溯

醫全實業取得 QMS/GDP 認證後，需定期進行內部稽核與不定期外部稽核。然而，過往稽核資料大多為紙本保存，文件分散、版本混亂，不僅增加了遺失與毀損的風險，也讓文件調閱效率低落，常常在關鍵時刻找不到需要的資料，更大的挑戰是，許多稽核回應技巧與流程眉角長期依賴口頭傳授與個人經驗記憶，一旦經手人離職，知識也容易跟著消失，過去的交接往往流於片段，交接者必須從頭摸索。

因此，管理部應用 KM 系統將稽核文件電子化，並建立可視化、系統化的管理架構，將稽核資料與經驗整合集中，除了資料調閱效率顯著提升，稽核記錄也不再只是靜態資料，而是結構化的知識資料庫，包含歷年稽核時間、內容、缺失項目與對應改善措施，成為應對稽核的教戰手冊，打造出一套可複製、可追溯的稽核知識模組。

促進部門協作：即時支援與資訊共享

部門間溝通問題長期存在，例如零件資料版本不一，工程師和管理單位需多方確認、業務行銷專案從需求發起到圖面確認是一連串跨部門協作的流程，部門之間常因資訊落差需花費大量時間溝通確認，影響決策與服務時效。

醫全實業應用 KM 系統透過統一入口與訂閱功能，打破資訊孤島。在技術服務領域，將零件版本集中知識庫管理，工程師只要到專區就能查詢最新版本，降低錯誤調件情況，設定僅可檢視並搭配討論區功能，確保公司內部的資訊一致；業務行銷方面，專案發起時同步建立紀錄檔案，跨部門即時查詢與追蹤，訂閱功能讓相關部門掌握更新，減少溝通不良；經營戰略領域則推行「一份檔案，一個家」策略，透過固定命名與關鍵標籤，建立知識架構，讓資訊不再淹沒，讓每一份資料都能快速被同仁找到、正確被使用。這些措施讓資訊流通順暢，協作時間縮短，公司團隊能快速對齊目標！

以知識串聯改變，讓卓越成為日常

醫全實業透過 KM 知識管理系統的應用完整展現知識管理變革三階段：從「解凍」舊有思維，到「改變」實踐新方法，最終以「再結凍」鞏固成果，讓變革真正融入日常工作，以知識驅動未來，邁向卓越服務新篇章。

從經驗傳承到標準作業，叡揚 Vital Knowledge 助力醫全提升服務一致性。

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