使用服務 Vital CRM Vital BizForm Vital Finance

包辦上百場活動，Podcast、短影音、社群經營！中道總會 5 人團隊如何打造極致效率？

吳淑華社團法人中華中道領導文化總會秘書長

2026年04月01日星期三

數位化從來不是導入系統就可以完成，而是需要周全規劃與專業支援。組織在選擇工具時，功能固然重要，但更關鍵的是，找到像叡揚這樣能提供即時協助與長期陪伴的合作夥伴，讓系統真正融入組織流程，成為支撐治理與決策的基礎，推動組織持續擴大規模、創造更大的影響力。

- 吳淑華社團法人中華中道領導文化總會秘書長

一分鐘看問題

· 報表與簽呈依賴紙本作業，批閱流程受地點限制
· 收據手寫易出錯，重開、補送耗時費力
· 帳務委外處理，經費與報表數字要等 3 個月
· 會員資料分散 Excel 與 LINE，查找與比對困難
· 日常物品數量靠人工記錄與加總，容易失準

產出效益

· 簽核流程上雲，主管不進辦公室也能完成審批
· Vital BizForm 串接 Vital CRM 帶入正確資料，電子收據 1 分鐘開立完成
· 財務報表產出時間縮短至 5 分鐘，大幅提升透明度與決策效率
· 會員資料彙整於 Vital CRM，支援多管道溝通，強化經營與維繫成效
· 用表單自動計算物品的剩餘數量，查詢更快更省力

一年要辦 70 場講座、500 人規模的高峰會，還要同步經營 Podcast、短影音和社群——這樣的運作量，您認為需要多少人力支撐？

答案是：5 位成員，且其中僅有 2 位為正職員工。

這項看似不可能的任務，正是社團法人中華中道領導文化總會（以下簡稱中道總會）日常的營運樣貌。自 2018 年成立以來，中道總會一直致力於融合企業管理與人文策略，協助領導者建立良善文化，實現企業成長與社會共好的願景。隨著影響力迅速擴張，企業家與高階主管陸續加入，活動頻率與規模同步提升，原本依賴紙本與 Excel 人工處理的作業模式，逐漸無法跟上會務成長的節奏。

面對組織成長帶來的管理挑戰，中道總會選擇以數位轉型作為突破口。透過導入叡揚資訊的 Vital CRM、Vital BizForm 與 Vital Finance 三大解決方案，成功建構出一套高效的數位營運架構，讓僅有 5 人的核心團隊，得以從容應對規模化成長的會務量，擁有更多心力專注在推廣中道文化的初衷。

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三套系統整合運作，打造協會數位營運架構

中道總會秘書長吳淑華進一步分享，如何透過這三套系統重新梳理整體營運流程與運作節奏。

首先，透過 Vital CRM 建立會員資料庫，完整留下互動紀錄，協助團隊掌握會員的參與習慣與溝通偏好，進而制定更精準的聯繫策略。例如，在寄送活動宣傳 Email 時，可針對不常使用電腦的資深會員同步發送簡訊通知，讓資訊傳遞更貼近不同族群需求，提升參與率與溝通溫度。

其次，運用 Vital BizForm 將各類表單上雲，並結合線上簽核機制，加速整體作業流程。「無論表單是否經常使用，都應該電子化，如此才能真正發揮上雲的價值，」吳淑華指出，中道總會目前已在 Vital BizForm 建置 90 餘張電子表單，涵蓋捐款收據、庫存管理表、請假單、薪資條、簽呈、會議紀錄等不同需求。除了基本資料填寫外，表單亦可設定簽名欄位、計算公式與附件上傳，使各類表格皆能在同一平台上運作與線上簽核，不僅降低人為疏失風險，也大幅縮減工作時間，提升作業彈性。

第三，導入 Vital Finance 以便即時取得財務資訊。許多公協會並未設置專責會計人員，而是用 Excel 表格或委外的方式來處理帳務。中道總會過去亦是委託會計師事務所處理，但資料整理與報表產出需配合會計師的作業時程，通常這個月的資料要等到3個月才能看到報表，難以立即掌握經費運用狀況。

吳淑華直言，公協會的營運其實和企業一樣，都需要有效率的管理機制，不會因為是協會，就能慢慢處理。「而 Vital Finance 系統已內建好協會日常運作所需的專案和會計科目，使用者不需要有會計背景，也不需要自己拉報表，只要像對號入座一樣，照著欄位填入資料，最快 5 分鐘就能生成報表。不僅降低了使用門檻，也讓財務資料更即時透明，後續規劃更有依據。」

不只是填資料，中道總會把智慧表單用出新花樣

回顧中道總會的數位轉型歷程，可發現其並非只是將紙本作業搬上雲端，而是從日常需求出發，重新思考「系統能為組織創造哪些價值」。在這樣的思維下，三套系統不再各自獨立運作，而是相互串接與整合，延伸出更多創新應用模式。

中道總會日常需掌握多項物品的使用與補充情況，包括出版書籍、筆記本與桶裝水等。過去以紙本或 Excel 表格記錄，不僅容易遺失，也常因人工加總而產生誤差。為此，中道總會靈活運用 Vital BizForm 的公式與條件判斷邏輯，將表單延伸為日常數量追蹤工具。行政人員只需填入日期、領用數量或進貨量，系統便會依據預設邏輯自動更新剩餘數量，不必再手動統計；管理者還能隨時查看目前狀況，評估是否需要補印或補貨。原本需花時間彙整的統計工作，因此轉為即時更新的數位流程，不僅減少人為錯誤，也提升管理效率。

再就開立捐款收據為例，過去採紙本作業，不僅需人工填寫，若資料錯誤還得作廢重開，完成後再寄送或親交，常常要花上一天的時間。現在透過 Vital BizForm 建立電子收據，並串接 Vital CRM 會員資料庫，行政人員輸入姓名後，系統會自動帶入所需資訊，待電子收據開立完成後，再以 Email 寄送或直接列印出來，最快 1 分鐘內就能完成作業，不僅減少重複輸入與錯誤風險，也大幅縮短作業時間。

在這樣的整合與創新應用下，系統的角色早已超越行政工具，而成為支撐中道總會運作的基礎平台。吳淑華回憶，過去陳樹理事長常要親自到辦公室簽核文件與報表；如今只要連上雲端系統便能即時掌握會務狀況，不必再頻繁往返辦公室。且財務資訊透明且隨時可查，也讓決策更有依據。

數位轉型不只靠工具，還有周全規劃與可靠夥伴

中道總會的經驗，為公協會的數位轉型提供了一套具體可循的實踐模式，使組織可以遵循此模式，打造高效率與高透明度的運作架構。不過，吳淑華特別提醒，數位化從來不是導入系統就可以完成，而是需要周全規劃與專業支援。組織在選擇工具時，功能固然重要，但更關鍵的是，找到像叡揚這樣能提供即時協助與長期陪伴的合作夥伴，讓系統真正融入組織流程，成為支撐治理與決策的基礎，推動組織持續擴大規模、創造更大的影響力。

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社團法人中華中道領導文化總會借力叡揚三套雲端工具，串聯會員經營、表單簽核與財務作業，讓5 人小團隊展現遠超規模的效率與執行力。